해외봉사 사업 실무자 이야기(8) - 놓쳐선 안되는 부분

안녕하세요

 

실무 이야기를 계속 이어나가겠습니다.

실무를 하다보면, 연차가 쌓이다보면 인턴이나 다른 직원에게 시키면서 자연스레 놓치기 쉬운 부분들이 있습니다.

앞서 간담회 예시에도 간단히 언급을 했던 부분인데, 정말 놓쳐선 안되는 부분입니다.

 

먼저 회의록 입니다.

 

사람 기억은 한계가 있고, 개인마다 기억력의 차이가 있기 때문에 어느 회의에서든 누군가 회의록 작성을 시킵니다.

특히, 간담회 처럼 중요 안건을 다루어야하는 자리라면 더더욱 회의록의 중요성은 높아질 수 밖에 없죠.

 

회의록을 쓰는 법은 쉽게 찾아볼 수 있기 때문에 방법론적인 부분은 생략하겠습니다.

다만, 육하원칙과 안건에 따라 회의록을 쓰되, 난상회의의 성격인지 안건별로 진행되는 회의인지에 따라 회의록 작성 내용이 달라질 수 있겠죠.

 

일정이 타이트한 봉사단 사업과 여러 외부업체들과의 조율을 하면서 업무를 진행해야하기 때문에 잘 기억하는 것도 중요하지만 잘 적어두는 것도 중요합니다.

회의록은 당연하지! 라고 말씀하시지만, 요점은 기록은 누군가가 하고 있는게 아니라 실무를 하는 본인도 계속 메모를 해야합니다.

 

가령 일정 정리하고 담당업무 확인하는 구두 회의가 진행될 때 회의자리에서는 메모 없이 알겠다고 했다가 빵꾸내는 경우를 좀 봐왔기 때문에 노파심에 먼저 언급합니다.

 

 

두번째로 '정산' 입니다.

(사실 오늘 적고 싶었던  주제가 바로 여기..)

 

WFK 봉사단 사업은 국고 예산으로 추진되는 사업이기 때문에 모든 비용에 대한 정산을 진행해야합니다.

예산/집행/정산은 회계의 영역이라서 이건 또 다른 영역이지만, 적어도 실무자는 단식 부기의 개념은 가지고 있는게 좋습니다.

소위 용돈 기입장을 쓰는 방식정도는 알고 있어야 한다는 거죠.

 

사업 계약에 따라 비용을 지급 받고 사업 추진을 하면서 지출 했던 비용은 모두 비용 정산의 대상이 됩니다. 

예산 100만원을 받았다면, 100만원에 대한 집행 근거(행정 문서)와 지출증빙(영수증 등)이 반드시 수반되어있어야 하며, 사업이 종료된 후 지정 회계법인을 통하여 사업비 100만원에 대한 회계감사를 실시하여야 합니다.

(예산 집행의 투명성...)

 

문제는 연차가 쌓이다보면 자연스레 영수증은? 하고 아랫사람에게 물어봅니다. 

본인 업무에 대한 지출 증빙을 놓치는 순간, 예산 집행 내역 파악이 어려워지고, 해당 업무가 끝나고 결과/정산 보고 시 정확한 지출 증빙 제출이 어려워집니다.

 

지출 증빙은 '적격 증빙' 에 해당하는 증빙서류만 인정 받습니다.

 

KOICA의 청중봉 사업을 예로 든다면, 국내는 백지영수증은 불인정 대상입니다. (해외는 예외적, 제한적으로만 인정) 간이영수증도 제한적으로 인정을 하고 있죠. 이는 이미 우리나라는 카드와 현금영수증이 보편화 되었기 때문이며, 기재부의 국고보조금 규정이 기준이 되기 때문에 봉사단 사업에도 적용이 됩니다.

 

다른점은, 은행 계좌/카드 개설이 어려운 현지 특성상 예외적으로 수령증 같은 현금 지급을 해외 집행에서는 인정하고 있지만, 국내는 인정되지 않습니다.

 

이 말은 곧, 사업비 정산 시 적격 증빙이 아닌 지출증빙을 제출 했을 경우 '불용' 처리가 됩니다.

불용 처리는 사업비로 인정받지 못하고 반납해야하는 대상이 되는 금액이라는 뜻이죠.

 

예산 집행 100% !! 도 굉장히 중요하지만, 불용 대상이 되지 않도록 적격 증빙을 갖추는게 사실 더 중요합니다.

 

 

 

(봉사단 사업과 100% 맞는 내용은 아니지만 적어도 증빙이 왜 중요한지 개념잡는덴 도움되실거 같네요)

 

 

그렇다면 어떤게 적격 증빙이냐? 는 KOICA 봉사단 사업은 KOICA에서 제시하고 있습니다.

공통적으로 적용되는 영수증, 세금계산서 등도 있지만, 해외집행분에서의 특이사항도 있기 때문에 꼼꼼히 보셔야 합니다.

 

또한 여기서 중요한 점은 '원인 행위 없는 지출은 불가하다' 는 점 입니다.

 

여기서 말하는 원인행위란 ' 지출의 원인이 되는 계약 및 이미 법령 또는 계약에 따라 발행되어 있는 지출 의무를 이행하기 위해 세출예산에서 지출하기로 결정된 행위를 의미한다.' (네이버 지식백과, 검색일 2024.8.28.) 라고 되어 있습니다.

 

실무적으로 해석하자면, 간담회를 통해 전문가 참석비, 다과비, 회의실 대관비 등을 지출하기 위해서 결정된 행위라고 볼 수 있는데요. 쉽게 '계획(안)' 이라고 생각하면 됩니다. 

 

원인 행위 없는 지출은 불가하다의 두번째 의미는 원인 행위가 없으면 비용을 쓸 수 없다 입니다.

지출을 한다는 건 곧 계획(안)을 승인 받았고, 계획에서 승인 받은 예산 집행의 계획과 범위(금액)만 집행을 할 수 있습니다.

 

가령, 간담회에 책정된 예산을 150만원이라고 했을 때, 세부산출내역을 구성한다면 아래와 같이 생각할 수 있을 겁니다.

 

(구분의 참석비, 다과비의 경우는 규정에 1인 기준 금액이 있을 겁니다. 여기선 편의상 금액을 넣었습니다.)

 

 

이렇게 예산을 승인 받았다면, 원인 행위가 결정(A) 되었다고 볼 수 있습니다.

 

그렇다면 갑자기 예상치 못한 항목에서 비용이 발생했다고 본 경우, 이걸 간담회 비용 처리 할 수 있을까요?

원론적으론 '불가' 입니다. 결정된 원인 행위가 없기 때문이죠.

 

그런데 대관비가 66만원으로 변경되었다고 한다면 정산에서는 가능합니다. 다른 항목에 잔액이 있다면 말이죠.

대신 사유가 필요하겠죠 왜 66만으로 되었는지를 소명해야하니까요. (잔액의 대관비 부분)

 

예산상의 승인액이 초과된 경우라면? 어쩔 수 없어요. 예산 수정 계획(안)을 다시 승인 받는 게 제일 깔끔합니다.

 

자 정산에서 그러면 어떤 서류를 적격 증빙으로 제출 해야할까요?

 

전문가 참석비는 규정에 따라 1인 금액을 책정했기에 그냥 지급하면된다? 아니요 안됩니다.

각 전문가에게 자문비를 지급하기 위한 제출 서류가 있습니다. 

각 전문가별 이력서, 계좌정보, 신분증이 있어야 하며, 전문가가  간담회에 참석했다는 증빙도 있어야 합니다. 보통, 사진, 출석부(서명), 회의록을 첨부한 결과보고 문서가 증빙서류가 되죠.

 

단순해보이는 대관비만 보자면, 업체 사업자등록증/계좌사본, 세금계산서가 기본으로 있어야하고 (대관 계약을 체결하는 경우 별도 계약서도 첨부) 이 대관업체가 결정된 원인(사유)가 있어야 합니다. 통상 비교견적 내역이 해당되겠죠.

 

주의해야할 건 통상 100만원 미만은 비교견적이 필요 없을 것이고 100만원 이상 ~ 2천만원 미만의 경우는 비교 견적으로 업체를 선정할 수 있습니다. (2천만원 이상은 입찰로 진행해야함.)

이 내용 자체가 정산을 원활히 하기 위해 계획(안)을 구성할 때 반드시 필요로 하는 부분이죠.

 

 

특히, 업체 선정과 관련해서는 매우 주의 해야합니다.

 

금액에 따라서 계약의 방법이 달라지기 때문에, 계약을 어떻게 해야하는지 잘 이해할 필요가 있습니다.

소위 '국가계약법' 에서 계약의 방식을 정하고 있기 때문에 이 법을 벗어난 방식은 인정 받을 수 없습니다.

 

수의계약은 제26조에서 다루고 있고, 범위가 매우 넓지만 실무자가 유의해야할 건 해당 업무에 대한 업체를 선정할 때 추정 소요예산액이 얼마인지를 확인해야 단일 견적, 비교견적, 입찰, 또는 수의 계약 중 어떤 방식으로 진행할 지 정해야 하기 때문입니다.

 

국가계약법 시행령 제26조

국가계약법 시행령 제26조(수의 계약에 의할 수 있는 경우)

 

제26조(수의계약에 의할 수 있는 경우) ① 법 제7조제1항 단서에 따라 수의계약을 할 수 있는 경우는 다음 각 호와 같다. 
  1. 경쟁에 부칠 여유가 없거나 경쟁에 부쳐서는 계약의 목적을 달성하기 곤란하다고 판단되는 경우로서 다음 각 목의 경우
    가. 천재지변, 감염병 예방 및 확산 방지, 작전상의 병력 이동, 긴급한 행사, 긴급복구가 필요한 수해 등 비상재해, 원자재의 가격급등, 사고방지 등을 위한 긴급한 안전진단ㆍ시설물 개선, 그 밖에 이에 준하는 경우
    나. 국가안전보장, 국가의 방위계획 및 정보활동, 군시설물의 관리, 외교관계, 그 밖에 이에 준하는 경우로서 보안상 필요가 있거나, 국가기관의 행위를 비밀리에 할 필요가 있는 경우
    다. 방위사업청장이 군용규격물자를 연구개발한 업체 또는 「비상대비자원 관리법」에 따른 중점관리대상업체로부터 군용규격물자(중점관리대상업체의 경우에는 방위사업청장이 지정하는 품목에 한정한다)를 제조ㆍ구매하는 경우
    라. 비상재해가 발생한 경우에 국가가 소유하는 복구용 자재를 재해를 당한 자에게 매각하는 경우
  2. 특정인의 기술이 필요하거나 해당 물품의 생산자가 1인뿐인 경우 등 경쟁이 성립될 수 없는 경우로서 다음 각 목의 경우
    가. 공사와 관련하여 장래 시설물의 하자에 대한 책임 구분이 곤란한 경우로서 직전 또는 현재의 시공자와 계약을 하는 경우
    나. 작업상 혼란이 초래될 우려가 있는 등 동일 현장에서 2인 이상의 시공자가 공사를 할 수 없는 경우로서 현재의 시공자와 계약을 하는 경우
    다. 마감공사와 관련하여 직전 또는 현재의 시공자와 계약을 하는 경우
    라. 접적지역 등 특수지역에서 시행하는 공사로서 사실상 경쟁이 불가능한 경우
    마. 특허공법을 적용하는 공사 또는 「건설기술 진흥법」 제14조에 따라 지정ㆍ고시된 신기술, 「환경기술 및 환경산업 지원법」 제7조에 따라 인증받은 신기술이나 검증받은 기술, 종전의 「전력기술관리법」(법률 제13741호로 개정되기 전의 것을 말한다) 제6조의2에 따라 지정ㆍ고시된 새로운 전력기술 또는 「재난안전산업 진흥법」 제14조에 따라 지정된 재난안전신기술(각 해당 법률에 따라 지정된 보호기간 또는 유효기간 내의 경우로 한정한다)을 적용하는 공사로서 사실상 경쟁이 불가능한 경우
    바. 해당 물품을 제조ㆍ공급한 자가 직접 그 물품을 설치ㆍ조립 또는 정비하는 경우
    사. 이미 조달된 물품의 부품교환 또는 설비확충 등을 위하여 조달하는 경우로서 해당 물품을 제조ㆍ공급한 자 외의 자로부터 제조ㆍ공급을 받게 되면 호환성이 없게 되는 경우
    아. 특허를 받았거나 실용신안등록 또는 디자인등록이 된 물품을 제조하게 하거나 구매하는 경우로서 적절한 대용품이나 대체품이 없는 경우
    자. 해당 물품의 생산자 또는 소지자가 1인뿐인 경우로서 다른 물품을 제조하게 하거나 구매해서는 사업목적을 달성할 수 없는 경우
    차. 특정인의 기술ㆍ품질이나 경험ㆍ자격을 필요로 하는 조사ㆍ설계ㆍ감리ㆍ특수측량ㆍ훈련 계약, 특정인과의 학술연구 등을 위한 용역 계약, 관련 법령에 따라 디자인공모에 당선된 자와 체결하는 설계용역 계약의 경우
    카. 특정인의 토지ㆍ건물 등 부동산을 매입하거나 재산을 임차 또는 특정인에게 임대하는 경우
    타. 「매장유산 보호 및 조사에 관한 법률」 제11조에 따른 매장유산 발굴 용역으로서 같은 법 시행령 제7조제1항제4호에 따른 시굴(試掘)조사 후 정밀발굴조사로 전환되는 경우
  3. 「중소기업진흥에 관한 법률」 제2조제1호에 따른 중소기업자가 직접 생산한 다음 각 목의 제품을 해당 중소기업자로부터 제조ㆍ구매하는 경우
    가. 「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률」 제15조에 따라 성능인증을 받은 제품
    나. 「소프트웨어 진흥법」 제20조에 따라 품질인증을 받은 제품
    다. 「중소기업 기술혁신 촉진법」 제9조제1항제3호에 따른 지원을 받아 개발이 완료된 제품으로서 당초의 수요와 연계된 자가 구매를 협약한 제품
    라. 「산업기술혁신 촉진법」 제16조에 따라 신제품으로 인증받은 제품
    마. 「산업기술혁신 촉진법」 제15조의2, 「환경기술 및 환경산업 지원법」 제7조, 「건설기술 진흥법」 제14조 또는 「재난안전산업 진흥법」 제14조에 따라 인증 또는 지정ㆍ고시된 신기술을 이용하여 제조한 제품으로서 주무부장관이 상용화 단계에서 성능을 확인한 제품
    바. 「조달사업에 관한 법률 시행령」 제30조에 따라 우수조달물품으로 지정ㆍ고시된 제품
    사. 「조달사업에 관한 법률 시행령」 제31조에 따라 지정ㆍ고시된 우수조달 공동상표의 물품(기획재정부장관이 고시한 금액 미만의 물품을 구매하는 경우에 한정한다)
    아. 삭제 <2020. 9. 29.>
    자. 과학기술정보통신부장관이 「지능정보화 기본법」 제58조에 따른 정보보호시스템의 성능과 신뢰도에 관한 기준에 합치된 것으로 확인한 제품으로서 「전자정부법 시행령」 제69조에 따라 국가정보원장이 정한 정보보호시스템 유형별 도입요건을 준수한 제품
    차. 「재난안전산업 진흥법」 제16조제1항에 따른 적합성 인증을 받은 재난안전제품
  4. 국가유공자 또는 장애인 등에게 일자리나 보훈ㆍ복지서비스 등을 제공하기 위한 목적으로 설립된 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 단체 등과 물품의 제조ㆍ구매 또는 용역 계약(해당 단체가 직접 생산하는 물품 및 직접 수행하는 용역에 한정한다)을 체결하거나, 그 단체 등에 직접 물건을 매각ㆍ임대하는 경우
    가. 국가보훈부장관이 지정하는 국가유공자 자활집단촌의 복지공장
    나. 「국가유공자 등 단체설립에 관한 법률」에 따라 설립된 단체 중 상이를 입은 자들로 구성된 단체
    다. 「중증장애인생산품 우선구매 특별법」 제9조제1항에 따라 지정받은 중증장애인생산품 생산시설
    라. 「사회복지사업법」 제16조에 따라 설립된 사회복지법인
    마. 「장애인고용촉진 및 직업재활법」 제22조의4제1항에 따라 인증받은 장애인 표준사업장
  5. 제1호부터 제4호까지의 경우 외에 계약의 목적ㆍ성질 등에 비추어 경쟁에 따라 계약을 체결하는 것이 비효율적이라고 판단되는 경우로서 다음 각 목의 경우
    가. 다음의 어느 하나에 해당하는 계약
      1) 「건설산업기본법」에 따른 건설공사(같은 법에 따른 전문공사는 제외한다)로서 추정가격이 4억원 이하인 공사, 같은 법에 따른 전문공사로서 추정가격이 2억원 이하인 공사 및 그 밖의 공사 관련 법령에 따른 공사로서 추정가격이 1억6천만원 이하인 공사에 대한 계약
      2) 추정가격이 2천만원 이하인 물품의 제조ㆍ구매계약 또는 용역계약
      3) 추정가격이 2천만원 초과 1억원 이하인 계약으로서 「중소기업기본법」 제2조제2항에 따른 소기업 또는 「소상공인기본법」 제2조에 따른 소상공인과 체결하는 물품의 제조ㆍ구매계약 또는 용역계약. 다만, 제30조제1항제3호 및 같은 조 제2항 단서에 해당하는 경우에는 소기업 또는 소상공인외의 자와 체결하는 물품의 제조ㆍ구매계약 또는 용역계약을 포함한다.
      4) 추정가격이 2천만원 초과 1억원 이하인 계약 중 학술연구ㆍ원가계산ㆍ건설기술 등과 관련된 계약으로서 특수한 지식ㆍ기술 또는 자격을 요구하는 물품의 제조ㆍ구매계약 또는 용역계약
      5) 추정가격이 2천만원 초과 1억원 이하인 계약으로서 다음의 어느 하나에 해당하는 자와 체결하는 물품의 제조ㆍ구매계약 또는 용역계약
      가) 「여성기업지원에 관한 법률」 제2조제1호에 따른 여성기업
      나) 「장애인기업활동 촉진법」 제2조제2호에 따른 장애인기업
      다) 「사회적기업 육성법」 제2조제1호에 따른 사회적기업, 「협동조합 기본법」 제2조제3호에 따른 사회적협동조합, 「국민기초생활 보장법」 제18조에 따른 자활기업 또는 「도시재생 활성화 및 지원에 관한 특별법」 제2조제1항제9호에 따른 마을기업 중 기획재정부장관이 정하는 요건을 충족하는 자
      6) 추정가격이 5천만원 이하인 임대차 계약(연액 또는 총액을 기준으로 추정가격을 산정한다) 등으로서 공사계약 또는 물품의 제조ㆍ구매계약이나 용역계약이 아닌 계약
    나. 재외공관이 사용하는 물품을 현지에서 구매하는 경우
    다. 물품을 가공ㆍ하역ㆍ운송 또는 보관할 때 경쟁에 부치는 것이 불리하다고 인정되는 경우
    라. 「방위사업법」에 따른 방산물자를 방위산업체로부터 제조ㆍ구매하는 경우
    마. 다른 법령에 따라 국가사업을 위탁 또는 대행할 수 있는 자와 해당 사업에 대한 계약을 하는 경우
    바. 다른 국가기관 또는 지방자치단체와 계약을 하는 경우
    사. 「조달사업에 관한 법률」 제27조제1항에 따른 혁신제품을 구매하려는 경우
    아. 「클라우드컴퓨팅 발전 및 이용자 보호에 관한 법률」 제20조제3항에 따라 선정된 디지털서비스에 관한 계약을 하는 경우
  ② 각 중앙관서의 장 또는 계약담당공무원은 제1항제3호 각 목의 제품을 구매하려는 경우에는 주무부장관(주무부장관으로부터 위임받은 자를 포함한다)의 해당 물품에 대한 인증 또는 지정 등이 유효한 기간(유효한 기간이 연장된 경우에는 연장된 기간까지 포함한다. 이하 이 항에서 같다)의 범위에서 수의계약을 체결할 수 있다. 다만, 해당 물품에 대한 인증 또는 지정 등이 유효한 기간이 6년을 넘는 경우에는 6년까지만 수의계약을 체결할 수 있다. <신설 2010. 7. 21., 2020. 9. 29.>
  ③각 중앙관서의 장 또는 계약담당공무원은 제1항제4호에 따라 수의계약에 의하는 경우에는 다음 각 호의 사항을 확인해야 한다. <신설 2006. 5. 25., 2010. 7. 21., 2019. 9. 17.>
  1. 수의계약 대상자의 자격요건
  2. 수의계약의 대상물품의 직접생산여부
  ④각 중앙관서의 장 또는 계약담당공무원은 수의계약 대상자를 감독하는 주무부처의 장에게 제3항 각 호의 사항의 확인에 필요한 협조를 요청할 수 있다. <신설 2006. 5. 25., 2010. 7. 21., 2015. 12. 31.>
  ⑤계약담당공무원은 제1항제1호다목ㆍ라목, 같은 항 제2호, 제4호나목ㆍ다목 및 제5호다목ㆍ마목에 따라 수의계약을 체결한 때에는 그 내용을 소속중앙관서의 장에게 보고해야 하며, 각 중앙관서의 장은 보고받은 사항 중 제1항제2호에 따른 계약에 대해서는 이를 감사원에 통지해야 한다. <개정 1996. 12. 31., 1998. 2. 2., 2006. 5. 25., 2010. 7. 21., 2019. 9. 17.>
  ⑥ 삭제 <2021. 7. 6.>

 

국가계약법까지 갔는데 입찰은 나중에 시간이 되면 작성해보도록 하고, 다시 돌아오면 위의 예산 150만원 중 지출액은 149만 5천원으로 잔액 5천원이 발생했습니다.

 

내용엔 대관비가 변경되었고 일부 금액은 예산액보다 적게 집행되어 총액의 범위에서 집행이 되었습니다.

이 비용이 예산 과목이 동일하다면 다행이지만 각 항목이 다르다면... 네 재기안 하시면 됩니다..

 

그럼 149만 5천원이 어떻게 집행됐는지 정산을 해야겠죠?

위에서 말한 각 항목에 따라 적격 증빙을 취합한 후, 지출 처리를 해야하며(지출품의, 지출발의, 지출결의 등 회사마다 표현이 약간씩 다릅니다.) 그 비용을 정리하여 결과보고에 금액 정산을 해야하는 것이죠.

 

여기까지 와야 업무의 3단계 절차가 완료됩니다. (수정사항이 더 없다면 말이죠)

 

 

오늘 포스팅을 정리하자면,

 

항상 메모하는 습관을 기르자

내 업무의 정산은 내가 한다. 

적격 증빙이 무엇인지 알고 있어야 한다.

귀찮다고 아랫사람한테 넘기지 말자.

 

이렇게 요약할 수 있을거 같습니다.

 

정산은 쉬워보이지만 정말 아차하면 놓치기 쉽고, 잃어버리기 쉬우며(영수증 분실.....), 해당 사업비 카드로 썼는지 아닌지도 확인해야하고, 챙겨야할 서류도 많습니다.

 

연차가 쌓이면 어떤 서류를 챙겨야하는지는 자연스레 체득할 수 있지만 그래도 바뀌는 부분들이 있으니 사업 규정/매뉴얼은 항상 꼼꼼히 보시는 습관을 들이시고, 궁금하거나 모호한 내용은 반드시 회계법인에 문의하시는게 좋습니다.

(결국은 그 회계법인에서 정산하니까...)

 

그리고 제일 중요한거! 정산 미루지 말고 직접 하세요...

업무별 정산은 그 때 그 때 하세요.. 그래야 월말 마감 등을 할 때 편해요......

 

 

 

 

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필자는 KOICA 일반 봉사단 68기로 카메룬에서 해외봉사 후 아프리카 관련 활동, 개발협력분야 대학원 과정을 마치고 현재 WFK 봉사단 사업을 담당하고 하고 있는 기관에서 관련 업무를 담당하고 있습니다.