해외봉사 사업 실무자 이야기(6) - 과업 이행

안녕하세요

 

운영 능력에 대한 이야기를 이어서 가려고 합니다.

단기봉사단과 청중기를 지난 포스팅에서 비교해가면서 간략하게 작성했는데, 이 번에는 청중기, 프봉, 엔봉을 비교해보고자 합니다.

 

3개 사업은 과업 이행에 대한 내용을 제안요청서에 상당히 상세히 제시되어 있습니다. 

제안요청서만 꼼꼼히 봐도 우리가 어디서부터 어디까지 어느 시기에 맞춰서 해야하는지에 대한 과업을 알려주고 있어서 사업에 대한 전체적인 구상된다면 세부적인 내용 단계를 그릴 수 있겠죠.

그래서 과업 이행에 대한 내용은 제안요청서에 제시된 내용을 얼마나 잘 할 수 있는지를 보여줘야하는 부분입니다.

물론 제시된 내용이 상세하니 특정 시기에 해야하는 과업을 얼마나 잘 할 수 있는지 보여주는게 어려운 일입니다.

 

다만, 봉사단 사업 특성상 하나 끝나고 다음 과업 시작 이  아니라 1번 과업과 2번 과업이 병행되거나  주기가 맞물려, 엇갈려 진행되는 경우가 대부분이어서 과업 하나만 염두하고 일을 하다간 빵꾸나기 쉽기 때문에 이행해야하는 과업이 제안요청서 자세히 제시되있다하더라도 일을 해야하는 수행기관(또는 직원) 입장에서는 운영 능력의 노하우가 얼마나 되는지가 관건이 될 것이고, 그렇기에 PM, AM 등 투입인력에 대해 경력 요건사항을 제시하고 있습니다.

 

다시 사업으로 돌아와서 3개 사업의 목차를 비교해보겠습니다.

 

II. 기술부문의 1. 사업 이해도를 지나 2. 과업 세부실행방안 부분입니다.

단순히 목차만 비교해서 보면 엔봉의 과업이 많고 청중기가 가장 적어보입니다.

 

세부로 조금 더 따져보겠습니다. 이 부분은 제안요청서의 세부 과업 지침 부분을 유심히 봐야합니다.

 

2-1. 사업 기획은 3개 사업 모두 공통된 부분이지만 세부 과업은 상당히 차이가 있습니다.

2024-2026년 KOICA-청년중기봉사단(환경) 파견사업 운영관리 용역
ㅇ사업 추진 계획 수립
  - 세부 사업 추진 전략, 단원 적합 직무 발굴(활동모델), 봉사단 모집선발 전략 수립
ㅇ현지 기획조사
  - 파견 국가/지역 활동 여건 조사, 파견 기관 활동 여건 조사

2024-2026년 가나 코포리두아시 ICT 교육 역량 강화 프로젝트 봉사단 사업 PMC 용역
ㅇ활동 기관 선정 및 활동계획 수립(제안서 상 반영)
ㅇ계약 체결 후 현지 심층착수조사 실시

2024-2025년 KOICA-NGO봉사단(다분야) 파견사업 운영관리 용역
ㅇKOICA-NGO봉사단 사업 운영 계획 수립
  - 국정과제, CPS, KOICA 분야별 중장기 전략, CP. 탄소중립 이행 계획, 일자리 전략 등을 반영한 사업 운영 계획 수립
  - 파견대상국가, 파견기관 리스트, 비자발급, 성과관리 등 관련 세부 수행 계획 포함 필수

 

3개 사업을 이렇게 놓고 보면 앞서 포스팅에서 사업의 시작점이 다르다는게 조금 더 느껴지실 겁니다.

 

프봉은 이미 KOICA에서 발굴한 수요에 대해 심층 조사부터 시작이라 바로 실무적인 느낌이 강하고, PDM 역시 제시되어 있기 때문에 어떻게 성과목표에 달성해야할지를 더 고심해야할 거 같습니다.

엔봉은 상당한 국정과제, KOICA 전략 등에 부합한 사업운영 계획부터 수립해야하기 때문에 사업의 깊은 이해를 바탕으로 기획을 하길 요구하고 있으나, 현지 조사 같은 부분은 프봉, 청중기보다는 좀 물러난 느낌입니다.

청중봉 역시 KOICA에서 제시한 전략에 따른 추진 계획 뿐만 아니라 단원 활동 모델이라는 고유한 과업이 명시되 있고, 프봉은 이미 KOICA에서 실시한 현지 기획조사 부터 시작해야함을 알려주고 있습니다.

 

결국, 과업 시작점이 다르다는 게 실제 과업을 기획하는 단계를 넘어 이행을 구상하는 단계로 들어오는 이 시점이 되면, 이론적인 부합성이 어떻고는 제시했으니 이제 과업을 어떻게 하겠습니다 를 논하는 부분에서의 첫 단추부터 쎄게 들어가야하는 셈이죠.

 

다시 말하면, 청중봉 처럼 기획조사를 어떤 방식으로 어떻게 진행을 하겠고, 그렇게 진행하는 기획조사를 통하여 봉사단 활동 모델을 발굴 할 것인지 또는 기존 경험을 바탕으로 어떻게 모델링을 하여 제시할 것인지 구상이 되야하는 부분입니다. 이 파트는 결국 봉사단 활동 전체를 관통하는 기준이 되는 셈이죠.

 

 

2-2. 단원 모집, 선발 부분은 프봉만 홍보가 붙어있지만, 단원을 모집하기 위해서는 홍보는 반드시 수반되어야 하는 과업이 기 때문에 홍보 역시 공통된 내용이라 볼 수 있으며 3개 사업이 모두 동일한 절차를 진행해야합니다.

모집-선발 과정을 통해 모집(홍보) - 서류심사 - 면접심사 - 적합도 검사 - 신체 검사 라는 5단계 과업이 진행되는 점을 기억해야하며, 각 전형에 필요한 시간(=일정), 자원(=예산), 투입 인원(내부, 외부) 등을 종합적으로 보고 과업을 이행해야하는 것이죠.

 

예를 들어, 청년을 대상으로 참여자 모집을 해야하는데, 상/하반기 공채 시기나 대학생의 학사 일정(방학, 시험기간) 등을 고려하여 홍보 일정을 수립해야할 것이며, 그 일정에 따른 후속 일정들이 참여자의 일정 중 가장 민감한 부분이 최대한 빗겨 나갈 수 있도록 해야합니다.

 

 

2-3(청중봉, 엔봉), 2-3~4(프봉). 교육 부분 입니다. 목차 명칭은 살짝 다른데 결국 단원 교육이라는 내용은 동일합니다.

코로나19 시국을 겪으면서 변화된 가장 큰 교육의 형태가 바로 '온라인 교육' 이 봉사단 교육에도 도입이 됐다는 점입니다.

기존 KOICA 봉사단을 기준으로 보자면 1개월 이상의 합숙 훈련을 거치고 현지에 파견되어 현지 적응 교육을 진행했는데, 코로나19 시국으로 온라인 교육이 도입되면서 합숙 훈련의 일자가 줄어들고 집체 대신 개별(온라인) 교육을 이수하게끔 변화하였습니다.

 

청중봉, 프봉, 엔봉 모두 제안요청서에서 제시된 일정 시수 이상의 교육을 반드시 이수해야하며(온라인 또는 오프라인) 현지 교육 역시 실시해야합니다. 각 사업이 파견인원에 따라 이행 방식은 다르게 가져갈 수는 있겠지만요.

 

중요한 점은 과업 지침상 단원의 역량 강화, 직무 등 어느 곳에 방점을 두고 계획을 수립해야할지 방향을 제시하고 있습니다. 왜냐하면, 3개 사업이 봉사단 파견 사업이지만, 그 사업이 갖고 있는 성격과 목적이 동일하지 않기 때문에 각 사업에서  제시하는 교육 방향이 다르다는 점입니다.

 

청중봉은 제시된 KOICA 해외봉사단 국내교육 커리큘럼에 따른 9대 역량에 따른 교육 계획을 수립하면서 국내, 현지 적응과 온/오프라인 교육 병행을 구상할 수 있으며, 제시된 커리큘럼 중 일부는 필수로 포함하여 교육 계획을 수립해야합니다.

 

엔봉은 공통교육과 직무교육이 제시되어 있으며 반드시 온라인, 오프라인 또는 블랜딩 방식으로 실시 해야합니다.

특이점은 봉사단 활동 생애주기에 걸쳐 봉사단 역량 강화 및 개발협력분야 필수 역량을 키울 수 있도록 '자체 교육 과정을 개발' 해야한다는 점입니다.

 

프봉은 교육이 이원화되어 있습니다.

먼저 KOICA(글로벌인재교육원)에서 전체 프봉 봉사단(1개 기관이 아닌 전체 프봉 수행기관의 봉사단)을 일반, 어학, 기타  등의 교육이 진행되며, 프봉 성격상 직무분야의 전문성을 높이기 위한 직무교육을 수행기관별로 10일 간 진행해야 합니다. 이 직무 교육은 사업별 분야가 상이하며 해당 수행기관이 성과목표 달성을 위한 커리큘럼을 구성해야 합니다.

 

또한 청중봉, 프봉은 현지적응교육을 현지 파견 후 약 1주일(통상 휴일을 포함한 1주일임) 진행해야하며, 안전교육, 팀워크 형성, 현지어 등의 현지 적응을 위한 교육을 파견 국가에서 진행해야 합니다.

 

 

2-4(청중봉), 2-5(엔봉). 출입국 지원 부분은 가장 먼저 선발 후 교육 이수가 완료된 단원들과 계약을 체결을 해야하고, 목차 그대로 단원들이 원활하게 현지로 파견될 수 있도록 항공권 수배, 비자 발급 등의 절차를 수월하게 진행할지를 보여주는 부분입니다.

 

프봉이 여기서 빠진 이유는 KOICA에서 지원을 하기 때문에 목차에서는 제외되어 있어서인데, 실제 과업에서는 수행기관이 파견일정, 대상인원 등 파견 정보를 KOICA와 면밀이 협의하여 진행해야합니다. 

프봉이 다른 점은 해당 부분에 대한 계획 수립은 수행기관이 하지만 집행은 KOICA에서 하기 때문에 2개 사업과 차이가 있습니다.

 

청중봉, 엔봉 역시 파견 정보(일자, 인원, 파견지 등)은 KOICA 본부 및 현지사무소와 긴밀한 공유를 통해야 일정 내 파견이 원활히 진행될 수 있습니다.

예를 들어, 캄보디아의 경우 한국 내 주재 대사관에서 비자발급 시 최대 90일 비자까지만 발급이 가능하기에 파견일자가 90일이 넘어가는 경우 KOICA 사무소의 협조를 받아야만 현지에서 단원 비자 발급이 (그나마) 수월하게 가능합니다.

 

뿐만 아니라, 긴급이후송서비스, 해외여행자보험 가입과 긴급상황 발생 시의 체계를 같이 구상을 해야합니다.

현지에서 정세 불안의 요소가 있을 경우, 단원 비상연락망은 어떻게 할 것이고, 어디로 어떤 방식으로 대피를 할지/시킬지에 대한 내용을 구상해야 하는 것이죠. (이 부분은 전체 사업 운영의 위험관리와 연관 있습니다.)

 

 

2-5(청중봉), 2-6(엔봉), 2-5~7(프봉) 단원 활동지원/관리 부분은 단원이 봉사활동을 진행하는 동안 어떻게 관리하고 지원하는지에 대한 부분입니다.

이 부분은 예산 집행/정산과 직접 맞물려 있기 때문에 신경을 많이 써야합니다.

 

생활비/주거비는 KOICA에서 정한 기준 금액(국별 상이)에 맞춰서 지급하면 되고, 활동물품지원은 사업별 정해진 1인 금액 기준으로 지급/집행/정산을 진행해야 합니다.

문제는 현지 계좌 개설에 한계가 있는 프봉, 청중봉의 경우(통상 현지 체류 6개월 미만)는 해당 국가로의 송금, 지급 방식에 대한 고민을 면밀히 해야할 것이며, 현지 지급을 '현금' 으로 하는 경우, 지급증과 같은 증빙서류를 반드시 취합해야합니다.

 

이는, '경비 지급' 이기 때문에 내부적으로는 지급 계획과 결과/정산보고가 반드시 되야하는 점이며, 비용을 지급하고 정산을 해야하기 때문에 KOICA 에서 정한 회계 지침에 따른 적격 증빙을 취합해야하고, 관련 비용과 서류는 엄격하게 다뤄야 합니다.

 

또한, 비경비적인 지원으로 단복, 의약품, 안전물품 등과 같은 활동물품을 지급해야 합니다.

실무적으로 신경 써야하는 부분은 제한된 예산에서 KOICA 지원 범위 해당하는 물품을 최대한 충족하게 구매/지급해야하는 점이고, 물품 제작에 필요한 소요 시간을 수시로 확인해야합니다.

특히 연말연시의 경우, 단복이나 다이어리 제작 시간이 통상 제작보다 길게는 배 이상 소요되고 재고 수급에도 문제가 있을 수 있기 때문에 일정관리가 더더욱 타이트해질 겁니다.

 

복무관리는 단원이 현지에서 안전하고 원활히 활동할 수 있도록 지원하기 위한 내용입니다.

당연히 안전관리가 포함되어 있으며, 소통체계, 안전관리 매뉴얼, 비상대피 계획 등이 준비되야 합니다.

이 과업은 국별 동일한 내용과 상이한 내용이 있기 때문에 가급적 국별로 준비해두는 것이 좋습니다.

안전상황은 시시때때로 변할 수 있기 때문에 단계별, 위험도별 상황을 가정하여 안전상황을 대비할 수 있도록 하며, 매뉴얼 제작에 상당한 시일이 걸린다는 점을 생각하고 미리 준비해야 합니다.

 

복무관리에 가장 중요한 점은 단원들은 파견 전 '계약'을 하기 때문에 봉사단 활동이라 하더라도 기관-개인 간 계약 관계로 묶이게 됩니다. 가벼운 일탈로 넘길 수 없는 중요한 문제들을 다루는 제재사항이 있다는 점을 확인해야 합니다.

 

KOICA 해외봉사단 파견에 관한 관련 규정을 보면, 제재에 따른 수위를 정하고 있으며 제재를 정하기 위하여 일정 절차(통상 제재심의위원회)를 진행해야 합니다.

제재가 접수되고 사실관계가 확인되는 순간부터 단원의 활동을 중단 또는 정지, 계속 활동 여부를 먼저 판단해야하며, 제재심의를 통하여 최고 계약해지라는 결과에 따라 절차가 진행됩니다.

제재가 발생되면 팀제 활동을 하는 프봉이나 청중봉의 경우, 팀이 와해될 수 있으며 이 팀을 어떻게 잔여 기간 동안 활동을 시킬지에 대한 고민이 필요합니다. (별거 아닌거 처럼 보이지만, 봉사단원 입장에서는 매우 예민하고 중요한 사항입니다.)

 

그 외에 활동에 관한 상담, 현지 생활에 대한 상담, 팀원 간 갈등관리, 기타 민원 등이 발생할 것이며 어떻게 대응하고 해결을 해줄 것인지 대비해야 합니다.

현지생활에서 오는 스트레스가 상당하기 때문에 심리 상담이 가능한 투입인력이 있다면 상당한 효과를 얻을 수 있을 겁니다.

 

한 때 KOICA 봉사단의 꽃이라고 불렸던, 현장사업 역시 단원 지원에 해당합니다.

현장사업 형태는 수행기관 주도로 계획된 현장사업 형태 또는 KOICA 일반봉사단처럼 단원이 주도적으로 하는 형태로 통상 나누어 볼 수 있는데, 단원의 역량강화 측면에서는 사업 계획부터 직접 해야하는 후자가 효과가 더 상당할 것으로 생각합니다.

현장사업 역시 계획-보고 형태로 진행되야하기 때문에 국내교육 시 현지 수요조사 방법, 활동방법, 계획서/보고서 작성법 등의 실무적인 교육이 수반되지 않고는 단원들이 직접 하기에는 쉽지 않는 과업입니다. 그렇기에 수행기관에서 주도적으로 진행하는 방법도 있는 것이지요.

 

어느 것을 택하던 현장사업은 KOICA 일반봉사단의 모델에서 왔기 때문에 프봉, 청중봉, 엔봉에서는 뗄 수 없는 과업입니다.

덕분에 실무적으로 해야할 과업들이 상당히 생깁니다.

현장사업 관련 교육, 일정 수립, 계획서 평가(내부인원이 할지 외부전문가로가 할지), 결과 통보 및 수정, 예산 지급, 진행상황 모니터링, 결과/정산 보고 등등....

 

마지막으로 제일 중요한 각 종 보고서 관리입니다.

통상 단원들은 활동계획서를 제출하면 정해진 시기에 따라 보고서를 제출해야 합니다.

단원들은 KOV 시스템으로 직접 보고서를 제출해야하므로 기한 내 제출여부를 반드시 확인해야 합니다. KOV 시스템은 수행기관 입장에서는 시스템 권한이 제한적이기 때문에 만약 단원 누군가 기한 내 제출을 못했을 경우, 수행기관에서 자체적으로 제출할 수 있도록 보고서 제출일자 수정이 불가능합니다.

(즉, 실무적으로 번거로움이 엄청 발생할 수 있다는 점이죠.)

 

 

2-6(청중봉), 2-7~8(엔봉) 단원 사후지원, 귀국단원 지원 부분은 두 사업만 해당합니다.

활동을 마치고 귀국한 단원들을 대상으로 일종의 서비스를 제공하는 과업입니다. 어떤 서비스를 제공할 것인지 고민을 상당히 해야하는 과업이죠.

왜냐하면 단원의 귀국시기와 사업 종료 시기의 간극이 크지 않다는 점(22-23년 사업 기준), 짧은 시간 내에 큰 효과를 볼 수 있는 또는 긴 시간 동안 많은 참여자를 끌어내야하는 콘텐츠를 가진 프로그램을 해야하는 것이 큰 제약사항이기 때문이죠.

단적으로, 봉사단 사업은 개발협력사업의 일부지만 참여자는 모두 개발협력에 관심있는 사람이 아니거니와 관심있는 대상으로만 진행하면 또 민원의 대상도 될 수 있기에......

 

제가 실무를 할 때는 진로탐색을 주제로 이력서/자기소개서 코칭, 온라인 모의면접, 개발협력분야별 전문가 특강 등을 병행 프로그램을 준비하여 '온라인 메타버스 공간'에서 진행했던 적이 있었는데요.

대관 섭외, 현장 물품 셋팅과 같은 약간의 의전적인 부분은 오프라인 행사 보단 덜 들어갔지만(메타버스 공간은 이미 구축되있는 WFK 타운을 이용했으므로) 그 외 나머지 신경써야하는 부분은 온라인으로 하기 때문에 더 많은 신경을 썼던 기억이 납니다.

 

아무튼, 건강검진, 진로탐색 등 주어진 예산 범위 일정 내에서 만족도 높은 과업을 준비해야 하는 부분이기에 생각보다 신경쓸게 많은 부분입니다.

 

 

2-7(청중봉), 2-9(엔봉) 홍보 부분입니다.

생각보다 프봉은 사업 홍보에는 큰 방점이 있지는 않더군요. 대신 단원 모집에 대한 부분에 홍보가 강조되고 있어서, 뭐가 다르냐고 할 수는 있겠지만(단원 모집을 위해 사업을 홍보할 것인가, 사업을 홍보하여 단원모집을 잘 할 것인가..)

 

아무튼 홍보는 중요합니다.

실무를 하면서 느낀점은 투입한 예산만큼 딱 효과가 난다는 점과 홍보 물품을 얼마나 잘 만들었냐에 따라 받는 사람(예를 들어 사업설명회 때 홍보물품을 주는..)이 그 물건을 잘 쓰면서 간접적 효과가 일어날 수 있다는 점을 입니다.

 

예전에 한 번 기관 홍보물품으로 만년필을 만들었던 적이 있었는데 비용은 다소 비쌌지만, 받았던 분들은 잘 써서 꽤 만족도도 높고 간접 홍보를 했던 적이 있었습니다.

 

또 홍보도 대학생들이 많이 이용하는 커뮤니티에 올릴 수도 있겠지만, 시대의 흐름은 이미 릴스나 쇼츠 같은 영상적 콘텐츠가 대세기 때문에 어떤 방식으로 짧은 홍보 영상을 만들어서 뿌리는게 좋을지를 고민하는 것도 중요합니다.

 

사업 홍보는 결국 단원 지원자 수와 연결되기 때문에 사업을 홍보하느냐 단원 모집을 홍보하느냐 의 방점이 어디에 있는지보다 '잘 뽑아서' 보내려면 일단 적정 수의 지원자가 있어야 하지 않을까요?

 

 

 

 

 

2-8~9(프봉), 2-10~11(엔봉) 봉사단, 사업 성과관리 부분입니다. (청중봉은  III 파트에 있습니다.)

프봉 사업은 특이하게 제안요청서에 PDM이 제시되어 있습니다. 들여다보면 사업 성과와 봉사단 역량개발에 대해 각각 제시되고 있죠.

큰 PDM 안에 이어지는 하위 PDM의 구조와는 비슷한 느낌이지만 개인적으로 이 부분은 봉사단 사업의 특색이라고 생각합니다.

재미있는 건 단원 활동에 대한 성과 = 사업의 성과는 아니라는 점입니다.

 

보통 단원이 활동을 잘하면 과업 이행을 잘 했기에 사업 성과도 좋을 것이다 라고 생각하기 쉽지만 사업 운영에 대한 성과는 단원 활동 성과와는 좀 다릅니다. 물론 단원 활동 성과가 좋으면 사업 성과에 영향을 미치는 것은 맞지만 단원이 활동을 잘하지 못해 성과가 낮다고 해서 사업을 못했다는 것은 아닐 수 있기 때문입니다.

 

무슨 말이냐면, 사업 성과 지표 중 단원 교육 이수 지표 중 이수 점수 평균 85점 이상이고, 전체 단원이 국내/현지 교육 이수를 잘해서 전체 인원의 평균 이수 점수가 90점이라고 가정한다면, 사업 성과는 5점 초과 달성이라고 볼 수 있겠죠. 

 

또, 한 팀의 활동목표 중 현지 활동성과 달성 여부를 측정하는 지표 중 현지 참여자의 출석율 80%이상이라고 했을 때, 한 79%가 이수했다고 해서 이 활동이 정량적으로는 미달성일지 몰라도 정성적인 성과를 볼 수 있을 겁니다. 

정량적 지표는 목표치 보다 낮았지만 성과 평가 결과, 성과가 있었던 것으로 종합 평가된다면 사업 성과 역시 있는 것으로 볼 수 있다는 점이죠.

 

다시 돌아와서 그렇기에 이 부분은 2개 부분으로 나눠서 봐야합니다.

단원들의 활동에 대한 성과 평가, 사업에 대한 성과 평가의 2중적 구조를 가지고 있다는 점을 이해해야하며, 각각의 성과 평가를 어느 시기에 어떤 방식으로 어떤 툴을 이용하여 할 것인지가 매우 중요합니다.

 

아쉬운 점은 'WFK 봉사단 사업의 성과평가' 를 전문적으로 한 전문가 찾기가 쉽지 않았다는 점이었고, 타 유사 프로그램의 평가툴을 접목하거나 아예 새로운 평가 툴을 개발해야하는 경우, 그 시간과 노력이 원하던 결과로 측정될지에 계속 유의하면서 사업 성과를 증명해야 하기 때문에 담당자 입장에서 사업에 대한 이해와 경험이 많이 요구 될 수 밖에 없습니다.

 

어쨌든 성과 증명은 '수행기관이 잘했어요' 를 증명해내야 하는 과업이라 '전문가에게 어떻게 해서 잘했는지 측정해주세요' 라는 요구를 자세히할 수 있어야 하기 때문입니다.

 

 

 

이번 포스팅은 제안요청서를 기반으로 과업 이행에 대하여 간략히 작성 했습니다.

다음번부터는 과업을 나눠서 하나씩 이야기 해보겠습니다.

 

 

 

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필자는 KOICA 일반 봉사단 68기로 카메룬에서 해외봉사 후 아프리카 관련 활동, 개발협력분야 대학원 과정을 마치고 현재 WFK 봉사단 사업을 담당하고 하고 있는 기관에서 관련 업무를 담당하고 있습니다.