해외봉사 사업 실무자 이야기(7) - 실무 시작

안녕하세요

 

본격적으로 실무를 이야기 하고자 합니다.

 

기관에 소속되면 어느 기관이던지 간단한 OJT를 할 것이고 그 안에서 시스템적인, 절차적인 교육을 진행을 할 겁니다.

예를 들어 어느 한 업무를 진행하기 위해선 계획(안) 결재 - 이행/집행 - 결과/정산 보고의 기본 3단계에 대한 기관의 방식을 갖는 다는 걸 알려주는 것이죠.

 

그치만 모든 업무를 매뉴얼화, 지침화 시켰다고 해도 일하는 사람이 사람인 이상 다 기억하고 업무를 처리하기엔 한계가 있습니다.

저도 기관의, 사업의 규정집을 꼼꼼하게 보려고 노력하지만 매 년 바뀌는 부분이나 1년에 1번 적용할까 말까한 내용은 사실 정확히 기억을 못한 경우도 있었습니다. 그러기에 더더욱 지침, 매뉴얼은 꼼꼼히 숙지를 해야 업무를 적정 시기에 적법한 절차에 따라 처리할 수 있습니다.

어설프게 숙지하고 업무를 하면 1번하면 끝낼 일을 2~3번 할  수도 있기 때문이죠. 

 

아무튼 실무를 할 때 염두를 해야하는 건 업무의 내용은 다를 수 있어도 공통적으로 진행하는 절차들이 있습니다.

앞서 예시를 든 계획 - 이행 - 보고의 3단계가 대표적인 절차가 될 겁니다.

 

여기서 봉사단 사업 실무자를 처음 맡는 사람이 겪는 일종의 괴리감? 이라고 해야할 까요? 

생각했던 일은 봉사단원과 밀접하게 소통하면서 봉사단 활동을 잘 할 수 있도록 도움을 주는 역할이라고 이야기들 하십니다. 하지만 실제는 봉사단원을 만날 기회는 생각보다 적고 사무실에 앉아서 행정 처리 하느라 바쁩니다.

 

중요한 점은 생각했던 일과 실제 하는 일의 괴리가 상당하다는 걸 직시 해야합니다. KOICA 코디네이터를 하셨던 분들은 대충 이해를 하실 겁니다. 사무소에서 봉사단원들을 직접 상대하지만 그 보다 많은 행정 업무를 해보셨을 테니까요. 

 

제가 하고 싶은 말은, 중장기 파견 해외봉사단원의 경험을 바탕으로 실무자가 되겠다고 하면 위와 같은 생각을 꼭 하시게 될 것이고, 그 사이에서 일에 대한 회의감도 느끼실 겁니다.

당연합니다. 생각했던건 필드에서 멋지게 진두지휘하는 나의 모습인데, 현실은 사무실에서 문서 작업하느라 치여 있는 내 모습을 보고 있을테니까요.

 

다시 한 번 말씀드리자면, 사업 실무자는 봉사단 사업을 '운영' 하는 사람이지 참여하는 사람이 아닙니다.

그렇기에 제가 사업 목적부터 포스팅한 이유가 사업을 운영하는 시각에서 바라봐야한다는 점을 강조하고 싶었습니다.

(프봉, 청중봉의) FM 직무가 생각했던 필드 업무와 가까운 포지션이긴 하지만 마찬가지로 단원이 원활한 활동을 할 수 있도록 서포팅을 하거나 사업이 원활이 잘 운영될 수 있도록 처리를 해야합니다.

 

많은 직원들이 이 부분에서 회의감을 느꼈던 걸 봐왔던 입장에서 내가 원하던 업무상이 무엇인지를 다시 한 번 그려볼 필요가 있습니다.

 

다시 논점으로 돌아오면, 사업 절차를 진행한다는 건 행정 처리(서류 작업)와 업무 처리를 동시에 할 수 있어야 한다는 겁니다.

가령, 봉사단 사업을 위해서 전문가와의 간담회 자리를 준비해야 한다면, 실무자 입장에는 어디서부터 구상을 해야할까요?

 

 

간단하게 도표로 그려보면 이렇게 진행이 될 겁니다.

색깔 표시된 위 3단계 절차입니다.

 

이 간담회를 준비하기 위해서는 무엇을 위한 간담회인지? 안건, 주제, 목적 등의 내용이 먼저 정리가 되야할 것이고, 누구를 전문가로 섭외(초빙)할 것인지, 언제, 어디서 할 것인지, 이 간담회에 비용은 얼마나 소요될 것인지가 일사천리로 팍팍 그려져야합니다.

 

간담회가 구상한 대로 잘 진행되면 좋겠지만 항상 변수는 있기 마련이죠.

처음 구상한 00명의 전문가풀 중 최소 5인 이상 참석을 원하고자 했는데 0월 0일에는 아무리 봐도 5명 참석이 안나옵니다. 

또, 전문가들이 전국에 있어서 지방에 위치한 우리 기관의 내부 회의실을 이용할 경우, 사무실까지 오는데 걸리는 시간이 상당히 소요됩니다.

그러다보니 처음 구상한 일정 진행에는 어려움이 생깁니다.

 

이럴 경우 어떻게 해결하실 껀가요?

일정을 변경한다

장소 변경을 고려한다

전문가풀을 다시 확인한다

 

이 정도는 기본적으로 생각하실 껍니다.

문제는 여기에 비용(예산)이 맞물리는 경우에 어려워집니다.

 

다행히 잘 풀려서 실시를 하는 경우, 회의 진행은 누가할껀지, 자리 배치는 어떻게 할 건지, 명찰(명패)을 할 건지, 다과/식사는 어떻게 할 것인지 등등의 현장 업무 역시 병행으로 미리 준비해야합니다.

 

문제를 정리하여 지방으로 오는 시간과 5명이상 참석할 수 있는 일정을 고려하여 서울의 접근성 좋은 회의실로 진행하려고 다시 계획을 하지만, 예산이 초과될 수 있습니다.

 

계획의 원점으로 돌아올 수 밖에 없는 상황이 만들어지고 그 사이에 시간은 속절없이 지나갑니다.

최악의 경우,  원하던 일정은 처음 계획일로부터 2주 후 였는데 수정하면서 이미 1주일의 시간이 지나버렸다면, 그 사이 전문가분들은 다른 일정이 잡혀 우리 간담회에 참석 못할 수 있는 경우가 생길 수도 있다는 거죠.

또, 원하던 회의실이 확정을 못한 사이에 다른 곳에서 예약을 확정할 수도 있습니다.

 

 

정리하자면, 봉사단 사업을 운영한다는 건 실무자 1인이 서류작업과 현장업무를 동시에 해내야 합니다.

간담회를 예시로 들었지만 통상 업무처리 절차는 계획 - 이행 - 보고 3단계의 구조로 비슷합니다.

다만, 이 계획(안)을 작성하기 위해서 현장이 진행되도록 준비해야하는 현장업무가 반드시 수반됩니다.

 

 

다시 위 도표를 보면서 이야기 하겠습니다.

 

간담회 계획을 하기 위해선 어느 전문가를, 어느 일정에, 어느 장소에, 어느 정도의 예산을 구상해야합니다.

구상이 끝났으면 전문가를 몇 명(예산 범위)에게 연락(섭외)할 지, 장소 대관이 일정에 가능한지(전문가, 대관 모두)를 종합하여 계획 초안 보고 후 전문가와 업체에 연락을 하면서 계획을 구체화 시킨 후 해당 문건을 준비해야합니다.

여기 업무는 행정 처리 업무를 뜻하는 거겠죠.

 

이와 동시에, 간담회 진행은 누가할 것인지, 간담회장 물품은 무엇을 준비해야하는지, PT/배포 자료는 어떻게 만들 것인지, 간담회장에는 누가 지원할 것인지 등의 현장 업무도 준비해야 합니다.

전문가 명찰(명패)를 어떤 사이즈로 어떻게 만들 것인지, 다과는 미리 준비할 것인지 현장에서 구매하여 준비할 것인지, 간담회 진행은 담당자가 하는지 상급자가 하는지, 간담회 대관 시간상 준비할 시간은 넉넉한지, 회의록은 누가 작성할 것인지 등의 현장 상황을 충분히 고려하여 미리 준비해야 한다는 것이죠.

 

별 문제 없이 간담회가 잘 진행되었다면, 지출된 비용 처리를 진행하며, 작성된 회의록을 바탕으로 결과보고를 해야합니다.

 

보고서는 육하원칙에 따라 잘 작성해야하는데 아마 보고서 작성하면서 두번째 현타(..)가 올껍니다. 

계획(안) 보다 어려운게 보고서 작성이거든요. 간담회의 내용을 참석하지 않았던 사람들이 봤을 때 이해할 수 있도록 가감없이 정확하게 '글' 로 보고해야하는 문서니까요.

 

또한, 결과보고하면서 비용처리한 예산에 대해서도 정산 보고를 같이 해야합니다.

정산 보고는 승인 받은 예산을 얼만큼 썼고 잔액이 얼마 남았다 하는 금액 정산도 중요하지만, 지출한 비용에 누락이 없는지 부적절한 지출이 없었는지, 증빙서류의 미비가 없는지를 세심하게 봐야합니다.

 

 

정리하자면, 모든 업무는 계획 - 이행 - 보고의 3단계 절차로 관통합니다.

사업도 마찬가지로 계획(제안서, 계약) - 이행(사업 수주 및 운영) - 보고(최종보고서, 예산 정산) 의 순으로 처리되기 때문이죠. 이 내용은 모든 업무 처리에 계속 적용됩니다.

항상 업무 맡게 되면 이 계획을 하기 위해서 무엇을 준비해야하는지를 먼저 생각하고 준비해야 하며, 통제할 수 없는 변수 예측하여 일정을 충분히 잡고 준비하는 것이 좋습니다.

 

또한, 실무자는 사업을 운영하는 인력이지 봉사단원이 아니라는 점은 확실히 구분하고 가야합니다. 봉사단원은 참여자이고 실무자는 운영자입니다.

 

 

 

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필자는 KOICA 일반 봉사단 68기로 카메룬에서 해외봉사 후 아프리카 관련 활동, 개발협력분야 대학원 과정을 마치고 현재 WFK 봉사단 사업을 담당하고 하고 있는 기관에서 관련 업무를 담당하고 있습니다.